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Papyrus WebArchive

Archivage à court & long terme, temporaire, permanent ou par étapes, avec une architecture en dépôts distribuée

  • Stockage du cycle de vie complet de chaque objet du système
  • Téléchargement automatique et scan direct vers archivage
  • Accès selon privilèges via navigateur Web, mobile et bureau
  • Case Management, règles et processus intégrés
  • Envoi électronique, notifications et accès Web
  • Intégration complète avec la solution Papyrus Capture

Papyrus WebArchive repose sur une architecture en dépôts distribuée et permet l’archivage de très grandes quantités de données, à court et/ou long terme sur le support de votre choix. Tous types de documents entrants et sortants, les ressources documentaires, la vidéo et la voix, provenant de n'importe quelle source, courrier électronique et tout autre contenu, peuvent être facilement téléchargés et stockés. Chaque objet dans le système - tous formats (AFP, PDF, Tiff / fax, email, MS Office, audio, vidéo ...), l’intégralité des workflows et les dossiers (CASES) complets (données, processus, activités, contenu, vues, interfaces de service (SOA) - sont automatiquement stockés / archivés à un moment précis.

VISUALISATION :

  • Points d'accès multiples (plusieurs portails)
  • Droits d'accès par rôle utilisateur (y compris LDAP et Active directory)
  • Accès natif mobile et Web : WebPortal HTTPs, Adaptateur REST
  • Les utilisateurs peuvent également travailler sur leurs propres nœuds depuis le bureau
  • Visualisation directe des documents par WYSIWYG dans un espace de travail de recherche de documents
  • Fonctionnalités vignette, zoom et rotation
  • Support de visualisation avec un outil tiers

RECHERCHE

Une recherche basée sur un algorithme éprouvé est fournie pour retrouver et afficher les informations selon différentes mises en page sur le bureau, navigateur Web et mobile. Les utilisateurs peuvent rechercher des champs indexés, mais également utiliser la recherche de texte intégral, en fonction de leur profil. La recherche est supportée via une taxonomie d'entreprise librement définissable pour classer les informations. Cela réduit le temps pour trouver rapidement des informations et permet de relier du contenu à travers toute l'entreprise.

RESTRICTION D'ACCÈS / CONTRÔLE

La plateforme transmet les données sur le réseau via des connexions HTTP sécurisées. Les données sont cryptées et stockées dans les dépôts - gérées dans le système par la solution Papyrus WebArchive. Une signature numérique (PKI Public Key Infrastructure) avec des certificats peut être appliquée à tout document PDF.

ANNOTATIONS : Elles peuvent être appliquées aux documents pendant l'édition ou l'affichage de documents. Des commentaires/descriptions peuvent être ajoutés aux documents après téléchargement pour un accès par les utilisateurs autorisés.

DES PISTES DE VÉRIFICATION :

Papyrus dispose de nombreuses fonctionnalités de suivi, traçage et audit couvrant tout le cycle de vie des documents et tous les objets d'un système avec un reporting complet sur les personnes qui ont accédé à chaque ressource, quand et pourquoi.

SUPPRESSION AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS selon un planning déterminé : Papyrus WebArchive permet d’évoluer facilement au cours de la période de conservation - une fois que les objets métier ne sont plus nécessaires, un nœud dépôt entier du dépôt distribué peut être mis hors ligne et conservé sur un périphérique de stockage ou complètement supprimé.

ARCHIVAGE BASÉ SUR DES PERIODES DE CONSERVATION :

Tout objet dans un système peut être archivé à un moment précis avec des attributs de stockage et de gestion spécifiques. Papyrus Dépôt peut être défini comme temporaire, avec des phases ou permanent et installé en tant que dépôt standard unique ou comme dépôt distribué avec différentes façons de mise en œuvre. Conservation et mise à disposition peuvent être définis selon la catégorie / type de document.

INTÉGRATION SIMPLIFIÉE :

Elle est réalisée via des adaptateurs SOA facilement configurables pour les Web services, la base de données native, le système de fichiers et CMIS pour échanger avec les archives tierces.

WORKFLOW ET CASE MANAGEMENT : La plateforme Papyrus intègre le contenu avec les processus. Tous les contenus entrants (scans, emails, SMS, Fax, messages Web et tchats) liés à un workflow/case ou des documents interactifs, ainsi que des documents et des données provenant d'autres sources sont considérés comme faisant partie d'un workflow et peuvent également être archivés. L'affectation des tâches aux individus et aux équipes est effectuée selon le rôle, la politique et le profil des compétences.

Les utilisateurs métier peuvent sélectionner la prochaine tâche/étape et modifier le workflow «à la volée» au moment de l'exécution du processus pour gérer les exceptions et adapter le workflow au cas du client en temps réel. L'User-Trained Agent (UTA) - une technologie innovante d’auto-apprentissage, développée et brevetée par ISIS Papyrus - assiste les utilisateurs métier dans leur travail quotidien en fournissant des conseils sur les «meilleures prochaines actions à entreprendre».

LES RÈGLES MÉTIER : Elles peuvent être appliquées sur les tâches, les objectifs et les participants, et aussi être définies comme pré et post-contraintes pour évaluer si les tâches peuvent être complétées. Papyrus Natural Rule Editor assiste les métiers pour spécifier facilement les règles dans la langue de leur choix sans codage, en utilisant l’ontologie métier à partir de Papyrus WebRepository.

NOTIFICATIONS ET COLLABORATION :

La plateforme Papyrus fournit des notifications/alertes basées sur des règles par un système de notifications (également sur mobile), SMS, courrier électronique, SNMP, NET et tchat. La collaboration avec les utilisateurs métier est facilitée par l'utilisation de tchat et de réseaux sociaux, sous le contrôle de l'autorisation de rôle/politique et selon les procédures.

L'ensemble de la communication est ultérieurement sauvegardé et fait partie de l'historique archivé. En outre, le framework de la solution Papyrus ACM inclut une liste extensible de tâches de service qui peut être directement incluse dans un workflow. Les utilisateurs métier peuvent accéder aux tâches et aux actions directement à partir de leur mobile et prendre des décisions liées à des dossiers (case), réaliser des activités, recevoir des alertes et avoir des conversations ad hoc et sécurisées avec d'autres personnes en direct.

SUIVI ET REPORTING :

Papyrus Reporting Framework fournit en temps réel la génération de rapports hautement personnalisés. Le moteur de reporting regroupe automatiquement toutes les données des processus en cours d'exécution ou terminés, ainsi que les données externes et crée des tableaux ou des diagrammes dans un tableau de bord utilisateur, en PDF ou pour impression.