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Papyrus WebArchive

Das Kurz- und Langzeitarchiv mit temporären, zeitlich gestaffelten oder permanenten Depots basierend auf verteilter Architektur

  • Speichert den gesamten Lebenszyklus aller Objekte im System
  • Automatisches Hochladen und direkter Scan ins Archiv
  • Blockchain-gesicherte Inhalte mit Auditing und Notarisierung
  • Kontrollierter Zugriff über Webbrowser, Mobile und Desktop
  • Integriert Workflow, Regeln und Case Management
  • E-Zustellung/Notifikationen und Webzugriff
  • Vollständige Integration mit Papyrus Posteingangsbearbeitung

Papyrus WebArchive basiert auf der flexiblen Architektur mit verteilten Depots und bietet kurz- und langfristige Archivierung von große Datenmengen auf Medien Ihrer Wahl. Jede Art von eingehenden und ausgehenden Dokumenten, Dokumentenressourcen, Video und Ton, E-Mails und alle sonstigen Inhalte können hochgeladen und gespeichert werden. Jedes Objekt im System - alle Formate (AFP, PDF, TIFF/FAX, E-Mail, DATA, MS Word, Audio, Video, etc.), sowie gesamte Workflows und Geschäftsfälle (Daten, Prozesse, Aktivitäten, Inhalte, Ansichten, SOA-Schnittstellen) werden zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch archiviert..

ANSICHT

  • Mehrere Zugangsmöglichkeiten (mehrere Portale)
  • Zugriffsrechte über Benutzerrollen (inklusive LDAP und Active Directory)
  • Zugriff über Web und Mobile: WebPortal HTTPs, REST Adapter
  • Benutzer können auch auf eigenen Knoten arbeiten (Desktop)
  • Effiziente Dokumentensuche mit direkter WYSIWYG-Ansicht von Dokumenten
  • Miniatur-, Zoom- und Rotationsfunktionalität
  • Unterstützung für Dokumentenansicht von Drittanbietern

SUCHE

Eine effiziente, algorithmische Suche steht in verschiedenen Layouts auf Desktop, Webbrowser und Mobile zur Verfügung. Benutzer verwenden die Index- sowie Volltextsuche entsprechend ihrem Sicherheitsprofil. Die Suche verwendet frei definierbare Taxonomie zur Kategorisierung von Informationen im Gesamtunternehmen - dadurch werden Inhalte quer durchs Unternehmen verknüpft und die Suchzeiten wesentlich verkürzt.

ZUGRIFFSKONTROLLE

Daten werden über das Netzwerk mithilfe von sicheren HTTP-Verbindungen übertragen. Sie werden verschlüsselt und in den von Papyrus WebArchive verwalteten Depots sicher abgelegt. Digitale Signatur mit Zertifikaten (PKI Infrastruktur mit öffentlich hinterlegtem Schlüssel) kann auf jedes PDF-Dokument angewendet werden.

ANMERKUNGEN können direkt bei Dokumentenbearbeitung oder in der Dokumentenansicht eingetragen, sowie Kommentare/Bezeichnungen zu hochgeladenen Dokumenten hinzugefügt werden.

AUDIT-PROTOKOLLE

Das System verfügt über umfangreiche Überwachungs-, Verfolgungs-, und Überprüfungsfunktionalitäten mit vollständiger Information darüber, wer, auf welche Ressource, wann und warum zugegriffen hat - über den gesamten Lebenszyklus aller Dokumente und Objekte hinweg.

AUTOMATISCHES LÖSCHEN VON DOKUMENTEN basierend auf Aufbewahrungsfristen. Das WebArchiv skaliert problemlos über Aufbewahrungszeiträume - sobald Geschäftsobjekte nicht mehr benötigt werden, kann das ganze Depotknoten aus der verteilten Depot-Struktur offline genommen und auf ein Band oder andere Medien gespeichert, oder vollständig gelöscht werden.

ARCHIVIERUNG BASIEREND AUFAUFBEWAHRUNGSZEITEN

Jedes Objekt kann mit Unterstützung für konkrete Speicher- und Managementspezifika zu einem bestimmten Zeitpunkt im System archiviert werden. Ein Papyrus Depot kann als „temporär“, „zeitlich gestaffelt“ oder „permanent“ definiert und als Standarddepot oder ein verteiltes Depot installiert werden. Aufbewahrungsfristen und Verfügung werden mit jeweiliger Dokumentenkategorie/Typ definiert.

VEREINFACHTE INTEGRATION erfolgt über leicht konfigurierbare SOA-Adapter für Webservices, native Schnittstellen zu Datenbanken, Dateisystem, oder Content Management Interoperability Services (CMIS) zur Anbindung von Archivlösungen der Drittanbieter.

BLOCKCHAIN NOTARISIERUNG

Papyrus bietet Blockchain-gesicherte Inhalte, um sicherzustellen, dass im Papyrus WebArchive aufbewahrte Dateien, Dokumente, Daten und Prozesse nicht beschädigt werden, sowie dass sie bei Bedarf überprüft werden können (Notarisierung).

WORKFLOW UND CASE MANAGEMENT

Die Papyrus Plattform integriert nahtlos Content mit Prozessen - alle Inhalte (Scans, E-Mails, SMS, Fax, Webmessages und Chat), die im Zusammenhang mit einem Workflow/Geschäftsfall stehen, sowie interaktive Dokumente und Inhalte aus anderen Quellen, werden als Teil des Workflows gesehen und automatisch archiviert.

Aufgaben werden an Einzelpersonen und Teams über Rollen, Richtlinien, Qualifikationsprofile und Verfügbarkeit automatisch zugeteilt.

Geschäftsbenutzer dürfen weitere Schritte/Aufgaben flexibel wählen und Workflows im laufenden Betrieb ad hoc modifizieren, um Ausnahmebehandlungen einzuleiten und Workflows an konkrete Kundenfälle anzupassen.

Der ‚User Trained Agent (UTA)‘ - eine von ISIS Papyrus entwickelte und patentierte maschinell lernende Software - unterstützt Mitarbeiter mit intelligenten Vorschlägen zur „Best Next Action“ und führt sie durch Entscheidungsprozesse.

GESCHÄFTSREGELN können als Vor- und Nachbedingungen und Restriktionen definiert und auf Ziele, Aufgaben und Teilnehmer angewendet werden. Geschäftsanwender nutzen „Papyrus Natural Rule Editor“ und definieren Regeln in der Sprache ihrer Wahl, ohne Kodierung und unter direkter Einbeziehung der geschäftsspezifischen Terminologie.

BENACHRICHTIGUNGEN UND ZUSAMMENARBEIT

Die Papyrus Plattform bietet regelbasierte Benachrichtigungen und Warnmeldungen (auch auf mobilen Geräten) über SMS, E-Mail, SNMP, NET Send und Chat. Geschäftsanwender arbeiten auf kollaborative Art und Weise mit Kommentaren, Chat und Anbindung an soziale Netzwerke – geleitet durch Rollen- und Regeln und im Kontext des jeweiligen Prozesses. Die gesamte Kommunikation wird gespeichert und zum Teil des archivierten Geschäftsfalls.

Das ACM Framework enthält eine flexibel erweiterbare Liste von automatisierten „Service Tasks“ zur Einbindung in den Prozessablauf.

Geschäftsbenutzer können auf Aufgaben und diverse Aktivitäten direkt von ihren mobilen Geräten aus zugreifen und fallbezogene Aufgaben flexibel erledigen, Entscheidungen treffen, Warnmeldungen erhalten und sichere Konversationen, je nach Bedarf, auch unterwegs führen.

ÜBERWACHUNG & REPORTING

Das integrierte Papyrus Reporting Framework bietet hoch personalisierte Berichte und Statistiken in Echtzeit. Die Reporting-Engine sammelt automatisch alle Daten über laufende und abgeschlossene Prozesse und kombiniert diese mit externen Daten und stellt sie als Tabellen und grafische Berichte in einem Dashboard, als PDF oder als Druck dar.