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Ayuda a agilizar el proceso de creación y cierre de contratos

La solución Papyrus CLM permite mapear el proceso de creación y gestión de contratos, para minimizar los riesgos legales y comerciales, y reducir los costes en el ciclo de vida. Facilitará la transparencia en las relaciones contractuales, simplificará y acelerará la aprobación y firma, teniendo en cuenta los diferentes flujos según el tipo de contrato y sus plazos. El flujo es personalizable y las plantillas se pueden diseñar con libertad para su aprobación, marcas y/o comentarios, firma y recorrido.

  • Papyrus Business Designer permite a los usuarios no técnicos crear plantillas y flujos de contratos
  • Los contenidos pueden ser compartidos desde una visión única del caso con colaboradores internos y externos
  • Se pueden crear rápidamente contratos usando una librería de cláusulas y compartir los contenidos
  • Puede integrarse con cualquier CRM, ERP o aplicación heredada sin codificación
  • Permite un entorno colaborativo con chats y notificaciones, dispositivos móviles y web
  • Incluye la solución Papyrus Sign® para la firma de contratos mediante blockchain
  • Facilita la digitalización de contratos existentes en papel con soluciones de captura Papyrus

El resultado es un contrato con alta transparencia en las relaciones contractuales, lo que facilita una posición sólida en las negociaciones, minimizando los riesgos, ahorrando costes y garantizando eficiencia.

La solicitud de un contrato puede ser activada por cualquier criterio, proceso o aplicación. También se puede con la ayuda de un GUI, formulario web, o servicio a través de la web, redes sociales o dispositivos móviles. Cada formulario de solicitud de contrato puede rellenarse automáticamente con datos obtenidos del CRM. Todos los detalles introducidos y cada clic en una URL son grabados al vuelo y se compila un documento en el servidor que se devuelve al navegador del usuario en formato PDF o HTML.

La Plataforma Papyrus Digital Business ayuda a digitalizar, crear y gestionar contratos, procesos contractuales y datos. Estandariza los contratos y optimiza los procesos de aprobación para lograr un time-to-value más rápido, mantiene la transparencia y facilita la toma de decisiones. La solución Papyrus CLM optimiza la creación de contratos y ofrece soporte para procesos de colaboración y negociación. Las cláusulas y plantillas de los contratos, así como los contratos activos, terminados y modificados, se gestionan de manera centralizada para asegurar el acceso global, la coherencia y el cumplimiento. Toda la información – situación contractual, versiones, historial de comunicaciones y procesos – se hace accesible al instante donde se necesite, y está al alcance de las partes interesadas.

Automatice los flujos de plantillas

Todos los flujos del sistema son definibles acorde con las necesidades específicas. Papyrus Business Designer combina los tradicionales BPM y ACM y permite a los usuarios no-técnicos trabajar de forma independiente a la vez que crean y gestionan los flujos de contratos y casos con plantillas predefinidas para ser aprobadas, cumplir los plazos, ser firmadas y diferentes recorridos. Las plantillas personalizables aceleran todo el proceso del contrato, mientras que las reglas de negocio integradas garantizan la coherencia y cumplimiento de las reglas y regulaciones regales.

Firma de Contratos

La solución Papyrus Sign® está reconocida como entidad jurídica de confianza porque utiliza la firma insertada en el documento por una entidad legal reconocida y se basa en ella para la autenticación legal. La tecnología blockchain es un complemento o alternativa al uso de procesos de firma electrónica autorizados establecidos al proporcionar documentos protegidos que no pueden ser dañados y pueden ser auditados si es necesario.

Flujos de negociación y aprobación

Papyrus ofrece flujos de colaboración automatizados para redactar, negociar y versionar un contrato, gestionando todo lo que le pertenece – datos, contenidos, comunicaciones, procesos, objetivos y reglas – en un único caso de contrato. Gestione múltiples partes interesadas en colaboración contractual entre comprador y vendedor, incluyendo plazos/versionado, vista comparativa de iteraciones y captura completa de la historia.

Compartir Contenido

El contenido puede compartirse directamente desde el caso del contrato – tanto con colaboradores internos como externos, clientes y socios – sabiendo exactamente qué se compartió, con quién y cuándo. El control de versiones integrado realiza un seguimiento de todos los cambios de los documentos – quién creó la nueva versión del contenido, cuándo y qué cambios fueron hechos – y registra todas las acciones en el sistema para la presentación de informes y auditorías.

Generar contratos rápidamente con la librería de cláusulas

Una de las capacidades más destacadas de la solución Papyrus es la capacidad de generar automáticamente contratos a partir de la librería de términos y cláusulas preaprobados. Todas las plantillas, así como cláusulas de contratos autorizadas por la compañía se almacenan en una librería gestionada de forma centralizada con Papyrus WebRepository, contiene las cláusulas necesarias para soportar diferentes productos, relaciones y jurisdicciones, y garantizar que se cumplen los contratos. Las cláusulas y términos pueden ser creados directamente por los departamentos dedicados a contratos o departamentos legales sin relación con IT. Una vez que se aprueban, se almacenan en una librería central y se usan en todas las plantillas de contratos, acelerando así la creación de contratos más estandarizados y reduciendo la dependencia legal.

El uso de cláusulas reduce significativamente el tiempo y esfuerzo requerido para redactar, negociar y revisar los contratos, racionalizando el proceso de aprobación y garantizando el cumplimiento y efectividad de los contratos, así como los niveles de calidad.

Los beneficios de Papyrus CLM:

  1. Recuperar la transparencia de los contratos y las relaciones contractuales.
  2. Consultar la situación contractual, así como los contratos individualmente.
  3. Minimizar los riesgos legales y económicos / deberes contractuales, renovación de la gestión de plazos.
  4. Racionalizar la creación de contratos incluida la participación de partes externas (legal).
  5. Simplificar y acelerar la aprobación y firma de contratos, incluyendo flujos diferenciados basados en tipos de contrato, plazos, etc.
  6. Cumplir los requerimientos reguladores.
  7. Presentación de informes sobre el escenario contractual y contratos individuales.