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Semplifica il processo di creazione e chiusura dei contratti

La soluzione Papyrus CLM mappa l'intero processo di gestione del ciclo di vita dei contratti, minimizzando i rischi legali e commerciali con una conseguente riduzione dei costi. I contratti saranno più trasparenti, a beneficio dei rapporti contrattuali, con percorsi di approvazione e di firma più semplici e rapidi. I processi sono differenziati in base al tipo di contratto e ai limiti sui valori impostati. Tali processi, unitamente ai modelli di contratto, sono personalizzabili e possono essere liberamente predefiniti per le fasi di approvazione, revisione, firma e distribuzione.

  • Papyrus Business Designer consente agli utenti non tecnici di creare modelli di contratto e flussi di lavoro
  • I contenuti possono essere condivisi con collaboratori sia interni che esterni direttamente dal dossier (“case”)
  • La creazione del contratto risulta più rapida grazie all’utilizzo della library delle clausole ed alla possibilità di condividere i contenuti con altri utenti, sia interni che esterni.
  • L’integrazione con altre applicazioni CRM, ERP o legacy non richiede programmazione
  • Si agevola la collaboration via chat, servizi di notifica, dispositivi mobili e web
  • La soluzione Papyrus Sign® permette di apporre la firma digitale, oltre alla notarizzazione blockchain
  • La dematerializzazione dei contratti cartacei con la soluzione Papyrus Intelligent Capture

I vantaggi vanno dalla standardizzazione dei contratti ad un'elevata trasparenza dei termini e dei rapporti contrattuali, che rafforzano la propria posizione negoziale, riducendo al minimo i rischi ed i costi.

Le richieste di contratto possono essere attivate da qualsiasi criterio, processo o applicazione aziendale. Possono essere richiesti anche tramite interfaccia grafica, modulo web o richiesta diretta di servizio via web, social network o dispositivi mobili. Ogni richiesta di sottoscrizione di contratto precompila automaticamente il modulo con i dettagli acquisiti dal sistema di CRM. I dati inseriti e le selezioni identificate dai click eseguiti sull’ URL sono immediatamente salvati. Tali dati verranno formattati insieme al template del documento su server centrale ed il documento finale sarà restituito all’utente web in formato PDF o HTML.

Papyrus Digital Business Platform abilita a digitalizzare, creare e gestire i contratti e i relativi processi e dati. Con la standardizzazione dei contratti e la semplificazione dei processi aziendali ad essi collegati è possibile accellerare l’iter approvativo e ottimizzare l’iter decisionale.

La soluzione Papyrus CLM semplifica la creazione dei contratti e fornisce un valido supporto alla collaboration ed alla negoziazione. Le clausole e i modelli contrattuali, nonché tutti i contratti attivi, risolti o modificati, sono gestiti centralmente, per garantire l'accesso, la coerenza e la conformità a livello corporate. Tutte le informazioni - situazione contrattuale, versioni, comunicazioni e cronologia dei processi, oltre che le condizioni generali applicabili sia in quel momento storico che su precedenti accordi contrattuali - sono rese immediatamente disponibili su richiesta, quindi a portata di mano delle persone interessate.

Automatizza con modelli di processo

Tutti i processi possono essere definiti liberamente in base alle specifiche esigenze. Papyrus Business Designer integra BPM e ACM tradizionali e consente agli utenti di business, non tecnici, di lavorare in modo indipendente durante la fase di creazione e di gestione dei contratti e dei dossier collegati (“case”), utilizzando modelli standard predefiniti per l’approvazione, la revisione, la firma e l’instradamento. I modelli personalizzabili accelerano l'intero processo, mentre le regole garantiscono la coerenza di tali processi e la conformità con le normative vigenti.

La firma dei contratti

La soluzione Papyrus Sign® utilizza un meccanismo di firma ed una firma digitale legalmente riconosciuti da un ente certificatore. La tecnologia di Papyrus Blockchain rappresenta una fase complementare o alternativa al processo di firma digitale certificata, che fornisce documenti notarizzati a garanzia della loro immutabilità.

Processo di negoziazione ed approvazione

Papyrus favorisce la collaboration e l’automazione dei processi di redazione, negoziazione, revisione del contratto gestendone tutte le caratteristiche previste - dati, contenuti, comunicazioni, processi, obiettivi e regole - in un unico dossier (“case”). Le parti coinvolte nei processi, come ad es. l’acquirente ed il venditore, condividono i contenuti e possono creare e accedere alle varie versioni in una cronologia completa e comparativa che ne facilita l’iter di lavorazione, approvazione e firma.

Condivisione dei contenuti

Il contenuto può essere condiviso direttamente dal dossier del contratto – sia internamente che con consulenti esterni, clienti e partner – presentando i dettagli di ciò che è stato condiviso, in quale momento e con chi. Il version control integrato tiene traccia delle modifiche ai documenti – ad es. chi ha creato una nuova versione di contenuto, quali variazioni sono state apportate e quando – memorizzando all’interno del sistema ogni azione intrapresa per poi renderla disponibile per l’auditing e il reporting.

Rapida generazione di contratti attingendo dal clausolario

Uno dei punti di forza della soluzione Papyrus è la capacità di generare automaticamente contratti dalla libreria di condizioni generali pre-approvate. Sia i template che le clausole pre-autorizzate dall’azienda sono salvati in una libreria centralizzata nel Papyrus WebRepository, che contiene le specifiche clausole relative ai prodotti, alle relazioni e alla normativa vigente. I termini e le condizioni possono essere redatti direttamente dalle strutture di business o dagli uffici legali senza doversi rivolgere all’IT. Una volta approvati, sono salvati nella libreria centralizzata ed utilizzati nei template di contratto in modo da velocizzare la generazione di contratti standard e ridurre il coinvolgimento dell’ufficio legale.

L'utilizzo di clausole riduce in modo significativo il tempo e l’effort necessari per redigere, negoziare e rivedere i contratti, semplificando il processo di approvazione e garantendo la conformità e l'efficacia del contratto a tutti i livelli di qualificazione.

I vantaggi di Papyrus CLM:

  1. Riguadagnare trasparenza nelle relazioni contrattuali e sui contratti
  2. Eseguire una ricerca su una situazione contrattuale oppure singoli contratti
  3. Minimizzare rischi economici e legali / oneri negoziali, gestire le scadenze e i rinnovi
  4. Snellire il processo di creazione del contratto incluso il coinvolgimento di parti esterne (legali)
  5. Semplificare e accelerare il processo di approvazione del contratto e di firma, differenziando i processi in base al tipo di contratto, i valori, ecc.
  6. Gestire la compliance con le normative vigenti
  7. Disporre di reportistica per le varie tipologie di contratto e sul singolo contratto