Let's Talk

Rationalisieren Sie den Prozess der Vertragserstellung und des Vertragsabschlusses

Die Papyrus CLM Lösung bildet den gesamten Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements und der Vertragserstellung ab, minimiert rechtliche und wirtschaftliche Risiken und reduziert notwendige Kosten. Sie gewinnen Transparenz über Verträge und Vertragsbeziehungen zurück, vereinfachen und beschleunigen die Vertragsgenehmigung und -unterzeichnung inklusive differenzierter Workflows basierend auf Vertragstyp und Wertgrenzen. Anpassbare Workflows und Vertragsvorlagen können für Genehmigungen, Redlining, Unterzeichnung und Routing frei vordefiniert werden.

  • Papyrus Business Designer ermöglicht nicht-technischen Anwendern, Vertragsvorlagen und Workflows zu erstellen
  • Inhalte können direkt aus dem Fall heraus mit internen und externen Experten geteilt werden
  • Schnelles Erstellen von Verträgen mit Hilfe einer Klauselbibliothek
  • Integration mit jeder CRM-, ERP- oder Legacy-Anwendung mittles Adapter
  • Zusammenarbeit mittels Chat- und Notifikation, mobil und im Web
  • Papyrus Sign® Lösung zur Vertragsunterzeichnung, Blockchain-gesichert
  • Digitalisierung bestehender Papierverträge mit Papyrus intelligent Capture

Die Vorteile sind standardisierte Verträge mit hoher Transparenz der Bedingungen und Vertragsverhältnisse, was zu einer starken Verhandlungsposition führt und gleichzeitig Risiken minimiert sowie Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglicht.

Vertragsanfragen können durch beliebige Kriterien, Prozesse oder Geschäftsanwendungen ausgelöst werden. Sie können auch über eine GUI, ein Webformular oder eine direkte Serviceanfrage über das Web, soziale Netzwerke oder mobile Geräte angefordert werden. Jedes Vertragsanfrageformular wird automatisch mit Details aus dem CRM vorausgefüllt. Alle eingegebenen Daten und jeder Klick auf eine URL werden sofort erfasst und ein Dokument wird serverseitig zusammengestellt und im PDF- oder HTML-Format an den Webbrowser des Benutzers zurückgeschickt.

Die Papyrus Business Plattform hilft Ihnen, Verträge, Vertragsprozesse und Daten zu digitalisieren, zu erstellen und zu verwalten. Sie standardisiert Verträge und optimiert Geschäfts- und Genehmigungsprozesse, um eine schnellere Time-to-Value zu erreichen, Transparenz zu erhalten und intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Papyrus CLM-Lösung rationalisiert die Vertragserstellung und bietet Unterstützung für die Zusammenarbeit und Verhandlungsprozesse. Die Vertragsklauseln und -vorlagen des Unternehmens sowie alle aktiven, beendeten und geänderten Verträge des Unternehmens werden zentral verwaltet, um globalen Zugriff, Konsistenz und Compliance sicherzustellen. Alle Informationen - Vertragssituation, -versionen, Kommunikations- und Prozesshistorie, Zeitpläne und umsetzbare Bedingungen und Klauseln sowie frühere vertragliche Vereinbarungen - sind sofort dort verfügbar, wo sie benötigt werden, nämlich bei den Beteiligten.

Automatisieren mit Workflow-Vorlagen

Alle Workflows im System können frei nach den jeweiligen Bedürfnissen definiert werden. Der integrierte Papyrus Business Designer kombiniert traditionelles BPM und ACM und ermöglicht nicht-technischen administrativen Anwendern selbständiges Arbeiten bei der Erstellung und Verwaltung von Vertragsworkflows und -fällen mit vordefinierten Standardvorlagen für Genehmigungen, Redlining, Signierung und Routing. Anpassbare Vorlagen beschleunigen den gesamten Vertragsprozess, während integrierte Geschäftsregeln die Prozesskonsistenz und die Einhaltung von Regeln und gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.

Verträge signieren

Die Papyrus Sign® Lösung wird als vertrauenswürdige juristische Person anerkannt, weil sie die von einer anerkannten vertrauenswürdigen juristischen Person in das Dokument eingefügte Signatur verwendet und sich auf diese zur rechtlichen Authentifizierung verlässt. Die Papyrus Blockchain Technologie ist eine Ergänzung oder Alternative zur Verwendung etablierter autorisierter elektronischer Signaturprozesse, indem sie Blockchain-gesicherte Dokumente bereitstellt, die Echtheit garantieren und bei Bedarf auditiert werden können.

Verhandlungs- und Genehmigungsworkflows

Papyrus bietet Kollaboration und automatisierte Workflows für den Entwurf, die Verhandlung und die Versionierung eines Vertrags, indem es alles verwaltet, was zusammengehört - Daten, Inhalte, Kommunikation, Prozesse, Ziele und Regeln - in einem einzigen Vertragsfall. Verwalten Sie mehrere Beteiligte in der Vertragszusammenarbeit zwischen Käufer und Verkäufer, einschließlich Redlining/Versionierung, Vergleichsansicht von Iterationen und vollständiger Erfassung der Historie.

Gemeinsame Nutzung von Inhalten

Inhalte können direkt aus dem Vertragsfall heraus geteilt werden - sowohl intern als auch mit externen Experten, Kunden und Partnern - wobei genau bekannt ist, was mit wem und wann geteilt wurde. Die integrierte Versionskontrolle verfolgt alle Änderungen an Dokumenten - wer die neue Version des Inhalts erstellt hat, wann und welche Änderungen vorgenommen wurden - und protokolliert alle Aktionen im System für Berichte und Audits.

Schnelles Erstellen von Verträgen mit Hilfe der Klauselbibliothek

Eine der wichtigsten Funktionen der Papyrus Lösung ist die Möglichkeit, automatisch Verträge aus der Bibliothek der vorgenehmigten Bedingungen und Klauseln zu generieren. Sowohl unternehmensautorisierte Vertragsvorlagen als auch Klauseln sind in der zentral verwalteten Bibliothek im Papyrus WebRepository untergebracht, die verschiedene Klauseln enthält, die zur Unterstützung verschiedener Produkte, Beziehungen und Gerichtsbarkeiten benötigt werden und sicherstellen, dass Vertragsstandards eingehalten werden. Klauseln und Bedingungen können direkt von den vertragszentrierten Abteilungen oder der Rechtsabteilung erstellt werden, ohne auf die IT angewiesen zu sein. Sobald sie genehmigt sind, werden sie in der zentralen Bibliothek gespeichert und in allen Vertragsvorlagen verwendet, was die Erstellung von standardisierten Verträgen beschleunigt und die Abhängigkeit von der Rechtsabteilung verringert.

Der Nutzen von Papyrus Contract Lifecycle Management

  1. Wiederherstellung der Transparenz von Verträgen und Vertragsbeziehungen
  2. Abfrage der Vertragssituation sowie der einzelnen Verträge
  3. Rechtliche und wirtschaftliche Risiken minimieren / Vertragspflichten, Verlängerungsfristen verwalten
  4. Rationalisierung der Vertragserstellung inklusive Einbindung externer Parteien (Recht)
  5. Vereinfachen und beschleunigen Sie die Vertragsgenehmigung und -unterzeichnung, einschließlich differenzierter Workflows auf Basis von Vertragstypen, Wertgrenzen etc.
  6. Einhaltung regulatorischer Anforderungen
  7. Reporting der Vertragslandschaft und einzelner Verträge

Gestaltung von Dokumentvorlagen

Vertragsvorlagen sind im Papyrus Business Designer hochgradig kontextspezifisch und personalisiert mit Variablen und Bedingungsklauseln kombiniert mit Regeln, die steuern WANN und WIE Informationen dargestellt werden. Papyrus Natural Language Rules Editor bietet nicht-technischen Geschäftsanwendern eine mehrsprachige, syntaxfreie Eingabe von Geschäftsregeln, die nach definierbaren Regelmustern strukturiert sind. Papyrus prüft automatisch die Syntax, Logik und Gültigkeit einer Geschäftsregel und gibt sofortiges Feedback während des Regelerstellungsprozesses. Zum Zeitpunkt der Vertragserstellung werden bedingte Dokumentelemente dynamisch auf Basis der variablen Daten und definierten Regeln ein- oder ausgeschlossen, wobei die Daten über einen Papyrus Adapter und Type Manager aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Datenformaten kommen.

Überprüfung und Freigabe

Dokumente werden geprüft, bearbeitet (redlined), automatisch versioniert und zur weiteren Bearbeitung und/oder Freigabe an die zuständigen Stellen verteilt. Externe und interne Teilnehmer erhalten Dokumente direkt in ihren Posteingang und nutzen Collaborative Content Services, um Inhalte zu erstellen, abzurufen, zu überprüfen und zu genehmigen. Integrierte Kommunikationsfunktionen stehen ihnen zur Verfügung, um zu chatten und zu diskutieren, Anmerkungen zu machen und Aufgaben zur laufenden Arbeit zu verfolgen. Als Omni-Channel-Kommunikationsplattform integriert Papyrus die Kommunikation über mehrere Kanäle und ermöglicht es internen und externen Stakeholdern, Nachrichten, Telefon und E-Mail direkt aus einem Fall heraus zu versenden.

Behandlung von Ausnahmen

Durch die Erfassung von Standardfirmenvorlagen und -klauseln können vor oder nach der Vertragsgenehmigung Validierungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass jeder Vertrag den vorgegebenen Bedingungen und gesetzlichen Richtlinien entspricht. Eine spezielle Behandlung von sensiblen Kontexten und eine Überschreibungsfunktion mit vollständiger Genehmigungshistorie können bereitgestellt werden, die nicht konforme Klauseln für eine spezielle Genehmigung kennzeichnet.

Papyrus Wizard - ein Werkzeug zur automatisierten Vertragserstellung

Papyrus Wizard eliminiert Ungenauigkeiten oder Vertragsverletzungen durch automatisierte Vertragserstellung. Mit dem Papyrus Wizard können Endanwender einfach Fragen beantworten, Informationen eingeben und Auswahlen treffen. Der Wizard verbindet sich dynamisch mit verschiedenen Back-End-Diensten und stellt Echtzeitdaten zur Verfügung, zeichnet alle Benutzerentscheidungen auf und stellt dynamisch hoch personalisierte, kontextspezifische Verträge zusammen, wobei alle relevanten Vorschriften berücksichtigt und mögliche Fehler oder Auslassungen vermieden werden. Die Komplexität der Aufgabe ist für den Benutzer völlig transparent.

Verträge speichern

Alle Verträge, zugehörige Inhalte und ganze Fälle werden im Papyrus WebArchive Contract Repository gespeichert. Das Contract Repository bietet eine Online-Methode zur Speicherung, Ansicht und Verfolgung aktiver, geänderter und beendeter Verträge und unterstützt das automatische Laden von Verträgen und das Scannen direkt in das Archiv, die eDelivery von Dokumenten und Benachrichtigungen sowie den privilegierten Zugriff über Web, Mobile und Desktop.

Reporting & Prüfung

Stakeholder können jederzeit auf Vertragsdaten zugreifen, diese abfragen und Berichte erstellen. Sie können den Status der Vertragslandschaft und einzelner Verträge überprüfen, Mitarbeiteraktivitäten einsehen, Vertragsinhalte überprüfen und sehen, wie lange jeder Schritt gedauert hat, und Analysen der Vertragsbedingungen und der tatsächlichen Leistung durchführen.