Bessere, Rasche Rechnungsverarbeitung mit Papyrus Capture
Diese Lösung führt zu deutlich verbesserten Durchsatzleistung und Verarbeitungszeit mit stark reduzierten Ausgaben für Dateneingabe
Das Unternehmen
KBC ComFin ist ein Factoring-Kreditgeber und die kommerzielle Finanzierungstochter der KBC-Gruppe, einer in 1998 gegründeten Banken- und Versicherungsgesellschaft mit Sitz in Belgien. Factoring bedeutet, dass ein Unternehmen seine Forderungen an KBC ComFin überträgt, wobei KBC ComFin eine Vorausbezahlung bis zu 90% des ausständigen Betrages übernimmt. KBC ComFin ist durch dieses Geschäftsmodell stark auf Effizienz in der Rechnungsverarbeitung angewiesen.
Die Herausforderung
KBC ComFin verarbeitet täglich mehr als 10.000 Rechnungen in mehreren Sprachen wie Niederländisch, Französisch, Englisch, Deutsch und Spanisch von Hunderten Klienten in ganz Europa.
Rechnungsdaten wurden in der Vergangenheit oft in einem arbeitsintensiven und fehleranfälligen Prozess manuell eingegeben. Die erwünschte Optimierung des Dateneingabeprozesses setzte Einführung eines hochautomatisierten Systems zur Rechnungserfassung und -verarbeitung und Indizierung von Dokumenten für die Archivierung voraus. Die wichtigste Vorgabe für das neue System war, wesentlich höhere Rechnungsvolumina auch ohne Einsatz zusätzlicher Arbeitskraft effizient verarbeiten zu können.
KBC ComFin's Inbound Capture Workflow
Die Lösung
KBC ComFin wählte Papyrus Capture aufgrund hoher Flexibilität der Papyrus Architektur und vereinfachter Integration mit bestehenden Anwendungen des Unternehmens.
KBC ComFin ruft heute mithilfe von Papyrus Capture Rechnungschargen elektronisch von Microsoft BizTalk sowie in gedruckter Form über Empfang gescannter Dokumente via Papyrus XML Adapter und Papyrus Scan Adapter ab. Dokumente mit bekannten Formularlayouts werden durch den Einsatz vordefinierter Vorlagen mit nahezu 100% Genauigkeit extrahiert.
Für Dokumente mit unbekannten physischen Layouts setzt das Capture Framework aktuelle FreeForm®-Tools basierend auf den neuesten Methoden der Mustererkennung und Standards im Bereich Textanalyse, Fuzzy-Logik und neuronalen Netzen ein.
Tabellenextraktion mit Papyrus DefinitionSet for Invoices
Papyrus setzt ein umfangreiches, selbst entwickeltes Definitionsset zur Verarbeitung aufwändiger Formulare und Tabellen ein. Das Set ist sofort einsetzbar und bietet Extraktionsdefinitionen in mehreren Sprachen an - ein entscheidender Vorteil für KBC ComFin mit ihrem Kundenstamm aus ganz Europa.
Ein leistungsstarkes Grafisches Design-Tool
Papyrus Capture bietet selbstlernende Funktionen und einfach zu bedienende grafische Design- und Analysewerkzeuge. Die Extraktions- und Klassifizierungsregeln werden während der initialen Konfiguration des Systems festgelegt und können im Laufe der Zeit einfach modifiziert und optimiert werden.
KBC ComFin hat bislang mehr als 30 potentielle Datenfelder zur Extraktion definiert, die in einer Rechnung vorkommen können. Das System sucht in den Rechnungen mit diversen Strukturen und Layouts nach diesen Feldern und extrahiert die Daten. Sollte das erforderliche Konfidenzniveau bei Extraktion eines Feldes nicht erreicht werden, markiert das System das Feld als „abgelehnt“ und leitet das Dokument zur manuellen Nachbearbeitung weiter.
Papyrus Capture Nachbearbeitungsschnittstelle
Papyrus Capture Tabellenvalidierung
Manuelle Korrektur von abgelehnten Feldern
Die manuelle Nachbearbeitung erfolgt in einer speziellen Papyrus Client Capture-Umgebung, die auf Fehlerminimierung ausgerichtet ist. Benutzer nutzen interaktive Korrektur, Anzeigeunterstützungen und Plausibilitätsprüfungen und bekommen ausschließlich die nicht erkannte Information zur Überprüfung (Vervollständigungsmaske). KBC ComFin verfügt über volle Freiheit in der Entscheidung darüber, wie und was zur manuellen Vervollständigung oder Qualitätssicherung dem Benutzer angezeigt werden soll.
Die Geschwindigkeit und Qualität der Nachbearbeitung werden dank einfachem Drag & Drop der Dokumenteninhalte direkt in die Extraktionsfelder drastisch erhöht. Unerkannte Felder können zudem markiert und sofort ad-hoc extrahiert werden.
Skalierbarkeit und Integration
Hohe Skalierbarkeit ist eine spezielle Eigenschaft der distribuierten, Knoten-basierten Papyrus Plattform. Die zukunftssichere Architektur des Systems eröffnet KBC ComFin die Möglichkeit, sowohl die aktuelle Funktionalität als auch Infrastruktur entsprechend zukünftigen Anforderungen mit neuen Kapazitäten zu erweitern.
Das Papyrus-System lässt sich einfach mit den bestehenden Anwendungen und Geschäftsprozessen integrieren. KBC ComFin kann auf extrahierte Daten jederzeit zugreifen und Kunden optimal bedienen. Der Genauigkeitsgrad des Dokumentenerkennung wird durch Vergleichsprüfungen mit automatischem Abgleich mit vorhandenen Datenquellen zur Findung von Endkunden fein optimiert.
Archivierung mit MS SharePoint
Im Falle der KBC ComFin-Lösung werden extrahierte Daten über den Papyrus SOAP Adapter automatisch an MS Share- Point-Installation weitergeleitet. Bilder von gescannten Rechnungen werden als PDF-Dateien mit Indizes archiviert.
Mit dem Papyrus Capture System hat KBC ComFin ihr primäres Ziel, die Verarbeitung höherer Volumina an Transaktionen auch ohne Einsatz zusätzlicher Arbeitskraft oder höhere Kosten, vollständig erfüllt. Zudem stehen dem Unternehmen noch weitere offene Kapazitäten zur Verfügung, in der Zukunft optimal wachsen zu können.