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Case Study: UniCredit Bulbank

Simplificar la Gestión de Documentos agrupándolos en una Plataforma Única

Reestructuración del Flujo completo de trabajo de documentos con la Solución Papyrus Business Correspondence

La Empresa

Groupama es una aseguradora francesa que tiene más de 100 años. La Compañía que realiza esta implementación es la delegación del Grupo en Hungría, y que nació en 1986. Groupama tiene presencia en 11 países, principalmente en Europa. Fuera de Francia, la compañía emplea a 7.800 personas que dan servicio a 6 millones de clientes. Hungría se encuentra entre sus principales mercados, Groupama ocupa el 4º puesto entre las aseguradoras con unos ingresos anuales de más de 300 millones de euros.

El Reto

Groupama Group cotiza en bolsa, y tiene la exigencia de auditar periódicamente a sus subsidiarias, garantizando y dando transparencia a sus operaciones comerciales. La auditoría del grupo húngaro recomendaba controlar internamente toda la gestión de documentos (gestión de contenidos, producción batch y online) para reducir la dependencia de terceros, controlados por el estado. Groupama partía de los siguientes requisitos:

  • Modernizar la gestión de contenidos y de cambios
  • Garantizar la revisión de cuentas
  • Mejorar la trazabilidad
  • Asegurar la auditabilidad

La Solución

La compañía elegida fue la solución Papyrus Business Correspondence and Automated Document Factory, con el fin de lograr las recomendaciones de la auditoría. Groupama Hungría reestructuró todo su ciclo de documentos con Papyrus para implementar un entorno en una única plataforma para la administración de contenidos y producción de documentos.

Groupama eligió un proyecto de modernización del flujo de trabajo interno para la generación de documentos on-demand que fue la puerta para introducir Papyrus en su entorno IT. La compañía integró los procesos de Oracle Workflow Suite que ya tenía – era la aplicación front-end para la escritura de cartas – con Papyrus Business Correspondence Solution como un servicio web colocando una capa middleware ESB.

Garantía de Integración con Servicios Web

Papyrus facilita la integración segura entre el entorno IT cambiante de Groupama. Los usuarios front-end y los sistemas back-end están conectados mediante servicios web que autenticadas con certificado X.509 y facilitan conexiones encriptadas. Solo las aplicaciones que poseen clave criptográfica válida pueden conectarse a Papyrus.

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Secure Enterprise Application Integration

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Integration of Papyrus Correspondence Solution through ESB

Acceso a Ficheros rápido y sencillo con Papyrus Document Pool

Si bien todos los documentos se archivan en el archivo definitivo de Groupama, ciertos documentos – especialmente cartas con ofertas individuales – tienen que estar disponibles puntualmente en archivos intermedios para reimpresiones a nivel local y agrupaciones AFP originales. Estos documentos se almacenan para acceso a corto plazo (1 año) en Papyrus Document Pool, y se gestionan con Papyrus Output Management.

Plantillas & Gestión de Contenidos eficientes

Con Papyrus, Groupama ha logrado reducir significativamente los costes asociados a la gestión de contenidos y de plantillas. La compañía puede trabajar con sus plantillas de documentos multi idioma y los contenidos de las comunicaciones en sus propios departamentos, en lugar de depender de proveedores externos y flujos de trabajo lentos con ficheros Word y con pólizas manuscritas.

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Content and Template Management

El Futuro

Groupama ha planificado utilizar Papyrus para asegurar los documentos de producción batch y sus objetivos son:

  • Crear y modificar plantillas de manera sencilla
  • Obtener una Vista 360˚ de todas las comunicaciones con sus clientes
  • Reducir los costes de correo gracias a la agrupación
  • Gestionar el ciclo completo de vida del documento

La compañía se plantea también el uso de Papyrus Capture para atender la entrada de las comunicaciones.