Case Study: CES clean energy solutions

Gestion de projet moderne : toutes les informations à portée de main des acteurs du projet

Résultats métier

• Flux d'informations sans interruption
• Collaboration numérique (créer, télécharger, rechercher, partager, discuter, e-mail, notes, mobile)
• Suivi de décision : de l'idée à la réalisation
• Productivité, flexibilité et traitement des exceptions
• Gains élevés grâce à une plate-forme de projet intégrée

En bref

• Organisation : Clean Energy Solutions
• Challenge métier : gestion de l|information projet
• Objectifs : Système de gestion de projet moderne pour soutenir la croissance de l|entreprise
• Intégration : Couplage lâche via Papyrus Adapters
• Solution: Papyrus Capture, CCM, ACM, Services de contenu, Mobile

L'Entreprise

CES clean energy solutions est le centre de compétence pour l'efficacité énergétique, les énergies renouvelables et le développement durable. CES opère dans le monde entier et propose des solutions complètes de bout en bout.

Le Défi

Un grand projet de construction international nécessite la collaboration d'une multitude de personnes. Dans toutes les phases du projet - de la planification et de la conception à la construction et à l'exploitation - les architectes, planificateurs, métiers de la construction et autres experts travaillent avec différents outils tout en s'interfaçant les uns avec les autres et avec une diversité d'artefacts.

Les risques sont nombreux : gaspillage du budget, non atteinte des objectifs initialement prévus, dérive du périmètre, conflits d'intérêts.

C'est pourquoi CES a décidé d'introduire une solution intelligente de gestion des informations et des données qui gérera avec succès le flux d'informations TOUT AU LONG DU PROJET, couvrant tous les aspects du projet de construction et permettant à toutes les parties prenantes de travailler et de collaborer efficacement.

La solution

En collaboration avec CES, Papyrus a fourni une solution de gestion des informations de projet sur mesure avec une gestion intégrée des documents et des décisions, une collaboration numérique et un suivi de bout en bout adaptés aux exigences spécifiques des projets de construction.

La nouvelle solution fournit plusieurs « espaces » pour différentes facettes du projet :

• Des espaces de collaboration privés pour chaque entreprise impliquée dans le projet
• Un espace pour les personnes et les contacts
• Un espace pour les documents relatifs à la construction officiellement approuvés et validés
• Une zone de conception où clients et concepteurs peuvent collaborer dans le même espace serveur
• Un espace pour le juridique, etc.

Les employés peuvent accéder à un certain espace de travail et créer leurs propres documents ou glisser-déposer des documents (PDF, dessins, images et toute autre information) dans des dossiers, tandis que toute correspondance provenant de l'extérieur du projet est capturée et automatiquement attribuée dans le bon espace projet.

Le contrôle d'accès intégré garantit que les personnes qui travaillent sur le projet ne peuvent avoir accès qu'aux zones auxquelles elles sont censées accéder.

Le système conserve un historique complet de toutes les activités, ce qui permet d'éviter tout problème en sachant quand, où et si un certain artefact a été créé et mis à disposition depuis le démarrage.

L'intégration avec BIM (Building information Model) permet d'importer des modèles 3D constitués d'éléments, tels que des fenêtres, des murs, etc. sur lesquels on peut travailler, ainsi que des commentaires et des tâches ajoutés, comme une instruction sur ce qu'il faut faire avec un mur.

Tout est versionné, ce qui signifie que l'équipe peut travailler avec plusieurs versions d'un modèle et que le travail complet est enregistré pour une analyse et une utilisation ultérieures.

Tous les documents - Papyrus, ainsi que non-Papyrus (Excel, Word, etc.) - sont versionnés avec un horodatage, et avec les informations sur qui a changé quoi.

Le travail de projet est une question de collaboration

Les employés peuvent prendre des notes pendant la réunion et glisser-déposer une image dans les notes, faire des commentaires, etc. Les notes sont immédiatement disponibles dans le système de gestion de projet et consultables avec la recherche plein texte.

Tout le monde peut envoyer simplement et à tout moment un courrier électronique à une certaine adresse de messagerie du projet, y compris avec des pièces jointes telles que des fichiers TIFF résultats de numérisation, des feuilles Excel, etc., qui sont automatiquement extraites et deviennent partie du projet sans aucune interaction manuelle.

Et avec la fonction de chat intégrée, il n'est pas nécessaire de passer par WhatsApp ou Skype : si quelqu'un a besoin d'un document ou veut vérifier des informations, il lui suffit de cliquer sur une personne et de commencer à discuter. Les documents peuvent être partagés par glisser-déposer pendant le chat, et comme tous les contenus des conversations sont automatiquement stockés dans le système, ils pourront être facilement retrouvés même après des années.

La solution est disponible sur Mobile, ainsi les employés peuvent se rendre sur site, prendre des photos, saisir des notes et des commentaires, et transmettre, approuver et partager des documents. Ils peuvent même créer du courrier qui devient immédiatement disponible pour l'équipe de projet, tout en restant sur le chantier. L'application limite intentionnellement le nombre de fonctionnalités et d'icônes afin que tout le monde puisse l'utiliser très rapidement.

Suite au succès du premier projet, d'autres projets pilotes sont actuellement prévus en Autriche et à l'étranger. Concernant les extensions fonctionnelles - comme un projet ne part jamais de zéro, CES souhaite automatiser le téléchargement et la classification des documents et des informations dès le départ, ce qui sera d'une grande aide pour les équipes projet, notamment lorsqu'il s'agit de traiter de gros volumes de documents avec des délais serrés. De plus, le contenu - créé dans Papyrus et téléchargé ou reçu de l'extérieur - sera enrichi de tâches à attribuer automatiquement aux membres de l'équipe et aux sociétés externes, ce qui rendra le contenu exploitable.