Case Study: BNP Paribas (Suisse) SA

Abteilungsübergreifende Kollaboration für Globale Kundenkommunikation

Neuer Work ow und Integration konsolidieren Finanz- Massensendungen über alle Kanäle und Sprachen hinweg

Das Unternehmen

BNP Paribas (Schweiz) S.A. ist eine der größten ausländischen Banken in der Schweiz. Mit Präsenz in 75 Ländern und mehr als 180.000 Mitarbeiter, davon 140.000 in Europa, rangiert BNP Paribas hoch in beiden Kernaktivitäten des Unternehmens: Privatkundenbankgeschäft und Dienstleistungen (national und international) und Corporate und Institutionelles Banking. In Europa ist BNP Paribas Privat-Finanzierungen der Marktführer im Konsumentenkreditgeschäft. BNP Paribas führt derzeit ihr integriertes Privatkundenbanking-Modell global in der Mittelmeerregion, Osteuropa und im Westen der Vereinigten Staaten ein.

Die Herausforderung

Das Erstellen von Massensendungen war bei BNP Paribas ineffizient und stark von den eingeschränkten IT-Ressourcen abhängig - mit lediglich einer oder zwei Personen, die die Hauptlast und das Gesamtdesign einer Massensendung trugen, nahm die Sendung manchmal einige Monate in Anspruch. Traditionelle E-Mail-Kommunikation zwischen Business und IT funktionierte zudem nicht optimal und resultierte oft in zeitraubenden Kommunikationsschleifen.

Da jede Massensendung von neuem gestaltet wurde, konnte die Unternehmens-CI nicht umgesetzt werden. Gelegentlich variierte innerhalb einer Massensendung das Design je nach Sprachversion. Verschiedene Sprachen wurden separat behandelt und interne PDF-Dateien wurden selten als Anhänge in einer Massensendung genutzt, da diese Funktionalitäten nicht in die Lösung integriert waren.

Das Business-Team benötigte ein effizientes Design und Management ihrer Massensendungen, sowie verbesserte Zuständigkeitsverteilung und effiziente Kommunikation mit IT. Zudem wurde hohe Priorität auf Handhabung von Sprachvarianten und Multikanal-Versand gesetzt, um Relevanz und zeitnahen Versand von Kundennachrichten zu gewährleisten.


Die Lösung

BNP Paribas hat Papyrus seit 2006 im Bereich der privaten Vermögensverwaltung als Implementierungen der Papyrus Kundenkommunikationsmanagement-Plattform in Frankreich, Schweiz, Luxemburg und Singapur im Einsatz.

Monatlich werden mit der neuen Massenversandlösung 5-10 neue Massensendungen, sowie mehrere simultane Sendungen mit einem Volumen von jeweils 1.000 bis zu 36.000 Dokumenten durchgeführt. Die neue Lösung unterstützt das Design, sowie die Bereitstellung und Generierung aller Massensendungen von BNP Schweiz und BNP Paribas Vermögensverwaltung, sowie BNP Paribas CIB - mit nahtloser Integration in die aktuelle Output Management Umgebung.

Heute sind die BNP Paribas Business-Teams zufrieden, weil sie ihre Massensendungen schneller und unabhängig von IT entwerfen können, und IT zieht den Nutzen durch vordefinierte Layouts und die Möglichkeit, die Corporate Identity konsequent unternehmensweit durchsetzen zu können:

  • Geschäftsanwender bei BNP Monaco Vermögensverwaltung können nun eine Massensendung erstellen und in die Produktion überführen, ohne auf IT in Genf angewiesen zu sein.
  • BNP Schweiz Vermögensverwaltung generiert Massenmails innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens.
  • BNP CIB entwirft eigenständig ihre eigenen Massensendungen.

Inzwischen liefert Papyrus das Dokumentendesign und die Generierung von der gesamten Geschäftskommunikation für die Bank in Genf, sowie für alle Geschäftsbereiche und unterschiedliche Sprachen (Geneva, Monaco, London, Jersey, Madrid, Miami, Bahrein), wie auch für die Investitionsbank CIB.

Beseitigung des Engpasses

Inhalte der Massensendungen von BNP Paribas sind nun in zwei Teile aufgeteilt und werden von kooperierenden Teams verwaltet:

  • Layout mit unternehmensspezifischen Kopf- und Fußzeilen, Standard- Adressdaten und -Inhalten, sowie komplexerer Geschäftslogik obliegt der IT.
  • Hauptinhalt bestehend aus dem spezifischen Inhalt der Massensendung wird direkt von Business-Teams gestaltet und verwaltet.

Geschäftsanwender nutzen eine Bibliothek von Layouts, die seitens IT bereitgestellt wird, und entwerfen ihre Massensendungen mithilfe von Variablen, die es ermöglichen, erforderliche Geschäftsinhalte flexibel zu platzieren - in einem Schritt für mehrere Sprachen und sämtliche Ausgangskanäle.

Während der Generierung einer Massensendung wird die spezifische Sprache und der Ausgangskanal jeder Sendung auf Basis von Kundenpräferenzen automatisch selektiert und das Dokument entsprechend erzeugt und versendet.

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Beispiel eines Layouts – Erstellt und verwaltet seitens IT

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Beispiel eines Hauptinhalts - Erstellt und verwaltet durch BNP Geschäftsanwender

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Anhänge sind während Design und Simulation sichtbar

Umfassender Nutzen durch Work ow

Durch die Verwendung des Papyrus WebRepository und seinen Workflow-Funktionalitäten verwaltet BNP Paribas die Produktion von Tausenden Dokumenten im Bereich Kundenkommunikation, um verschiedene Interne-, Regulative- und Industrie-Standards dieser globalen Finanzorganisation zu erfüllen.

Auf Basis der Inhalte von Geschäftsanwendern und IT-Layouts formatiert Papyrus Briefe und andere Kundendokumente einschließlich Gutschriften, Kontoauszügen und Mitteilungen. Diese Dokumente werden „on the fly“ zusammen mit den weiteren 10.000 - 20.000 Eingabedateien (via Oracle-Datenbank Check-In) in den Papyrus Postprocessing Printpool für die spätere Dunkelverarbeitung während der Nacht temporär gespeichert.

Alle Inhalte werden in einem Checkout unmittelbar abgehandelt: Briefe und Dokumente werden sortiert und bündelt, sowie Barcodes und OMR-Markierungen für die automatische Faltung und Kuvertierung, die jede Nacht in der BNP-Dienststelle für Genf, Monaco und CIB durchgeführt wird, hinzugefügt. Parallel dazu werden PDFs für das Archivsystem, eBanking und E-Mails oder Faxe erstellt und automatisch an Kunden verschickt.

Für andere Geschäftsbereiche wird der lokale Output nach einer AFP-zu-PCL Konvertierung auf PCL-Druckern gedruckt. 2013 wurde das System um PDF-Anhänge über die PDF-In-Funktionalität des Papyrus Dokument / Printpool erweitert.