Let's Talk

Der Wettlauf mit der Zeit

Papyrus Plattform beschleunigt Time-to-Market für die renommierte Steuerberatungsgesellschaft

Der Mehrwert

  • Markteinführung in Rekordzeit
  • Vollständig automatisiertes Self-Service für Web und Mobile
  • Hohe Effizienz bei stark minimierten Compliance-Risiken und Ressourcenbedarf
  • Alle Dokumente und Prozesse sind an neue gesetzliche Anforderungen dynamisch anpassbar
  • Vernetzte Erfahrung durch die “Digitalen Wertstrom” - Implementierung
  • Das Unternehmen

Funktionelle Anforderungen

  • Einhaltung grundlegender Steuervorschriften
  • Systematische Beschaffung aller erforderlichen Immobilien- und Grundsteuerdaten
  • Berechnung der voraussichtlichen Grundsteuerbelastung
  • Automatische Erstellung von Steuerberechnungen
  • Digitale Prüfung der Grundsteuerbescheide
  • Transparentes Prozessmonitoring

Papyrus Produkte bei BDO

  • Papyrus Web Repository
  • Papyrus Business Designer (Interactive forms, documents, processes)
  • Papyrus HTML-Client
  • Papyrus REST-Adapter to ELSTER, BORIS-D
  • Papyrus interface to external systems (Grizzly calculation engine)
  • Papyrus DocEXEC high performance formatting

Snapshot

  • Unternehmen: BDO AG / BDO DIGITAL
  • Business Herausforderung: Neubewertung der Grundsteuex
  • Ziele: Erfassen von Immobiliendaten, Schnittstellen zu verschiedenen Online-Systemen und Rechenmaschinen, Verarbeitung von Daten, Inhalten und Dokumenten, Auditing
  • Integration: Daten aus verschiedenen Datenbanken oder Dateien, direkte Ausgabe und Versand über REST-Schnittstellen an das Finanzamt
  • Lösung: Adaptive Case Management (ACM), Business Designer, Mobile-Lösung, Automated Document Factory (ADF)

Das Unternehmen

BDO ist spezialisiert auf Wirtschaftsprüfungs-, Steuer-, Rechts- und Beratungsdienstleistungen und ist das weltweit fünftgrößte Unternehmen in seinem Geschäftsbereich. Das Unternehmen erwirtschaftet jährlich 10 Milliarden USD Umsatz und ist mit 91.000 Mitarbeitern in über 167 Ländern vertreten. Die BDO Digital Business Unit mit dem Geschäftsbereich Enterprise Content Cloud Services ist Teil der BDO AG, Deutschland.

Die Herausforderung

Wie viel mehr (oder weniger) Grundsteuer muss ich zahlen? Diese Frage beschäftigt in letzter Zeit viele Immobilieneigentümer in Deutschland. Angefangen mit 1. Januar 2022 wurden die Steuern für Immobilien in ganz Deutschland neu bewertet.

Eigentümer von 35 Millionen Grundstücken in 16 Bundesländern wurden im Zuge der Reform aufgefordert, neu berechnete Grundsteuerbescheide fristgerecht einzureichen. Viele juristische Personen, die Hunderte oder Tausende von Immobilien besitzen, sahen sich mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Immobilienunterlagen in kurzer Zeit sichten zu lassen. Daten mussten rasch zusammengestellt, bewertet und neu berechnete Steuererklärungen eingereicht werden. Die benötigten Daten unterscheiden sich dabei von Bundesland zu Bundesland und sind größtenteils nicht zentral oder digital verfügbar.

Die Reform erfordert eine genaue Einschätzung des Wertes durch Steuerexperten sowie zeitgerechte Einreichung der Steuererklärung in der vorgegebenen Form. Der Einsatz knapper interner Personalressourcen, bzw. eine Aufstockung der Belegschaft war aus Zeitgründen ausgeschlossen.

Grundsteuerreform als SaaS

BDO AG hat das wirtschaftliche Potenzial der Grundsteuerreform frühzeitig erkannt. Die BDO-Vision: Eine automatisierte Lösung mit hohem Maß an Effizienz, wodurch der Ressourcenbedarf sowie die Grundsteuer- und Compliance-Risiken minimiert werden. Es war jedoch wichtig, rasch zu handeln.

Der Bereich Enterprise Content Cloud Services von BDO Digital bietet das Hosting der Papyrus Plattform, was den Entscheidungsprozess wesentlich beschleunigte. Mit Der umfassenden Steuerexpertise, der einsatzbereiten Papyrus-Plattform und dem vorhandenen technischen Know-how im Haus war BDO somit bestens aufgestellt, um den neuen Cloud-Service in kürzester Zeit zu implementieren.

BDO Grizzly - Implementiert auf Papyrus, ausgeführt in der Cloud

Der neue Grundsteuer-Service setzt auf das integrierte Papyrus Adaptive Case Management und läuft unterbrechungsfrei als ein digitaler Wertstrom. Angefangen mit der Erfassung jeglicher Art von Content über Web und Mobile, über die fachliche Bearbeitung, Neubewertung und Neuberechnung von Steuern bis hin zur Prüfung und die endgültige Steuererklärung - die gesamte Verarbeitung läuft als ein reibungsloser Prozess.

Mithilfe von Business Designer Tools für nicht-technische Benutzer konnte die vollständige Anwendung - Prozesse, Regeln und Kommunikation - in einem Bruchteil der Zeit erstellt werden. Ungefähr 80 % der für den neuen Service benötigten Funktionalität, wurde durch die Papyrus Business Designer und Plattform bereits fertig geliefert.

"Dieses Projekt haben wir gemeinsam mit unseren Kollegen aus der Steuerberatung in nur wenigen Wochen realisiert. Mit dem neuen Cloud-Service können wir nun unsere Mandanten dabei unterstützen, die neue Herausforderung erfolgreich zu meistern, unabhängig von der Anzahl der neu zu bewertenden Immobilien. Dies ist ein tolles Beispiel dafür, was mit der Papyrus Plattform möglich ist. Ich bin sicher, dass bald weitere Lösungen folgen werden."John-Erik Horn, der Geschäftsführer von BDO Digital.

Hohe Effizienz gepaart mit Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Der vollautomatisierte Prozess meistert große Volumina an Steuerberechnungsanfragen. Daten werden aus diversen Systemen importiert und im System zentral verfügbar gemacht; alle Prozesse, Formulare und Dokumente werden als Vorlagen verwaltet und können rasch an neue Anforderungen angepasst werden. Der Service ist auf mehreren Geräten und Benutzeroberflächen auf Web und Mobile verfügbar und ermöglicht es sowohl Steuerberatern als auch Endbenutzern, Daten einfach einzugeben, hochzuladen und sie zu überprüfen.

Der neue Service arbeitet über das globale BDO Portal mit dem deutschen Bodenwertinformationssystem BORIS - D und der BDO Grizzly-Applikation für die Neubewertung und Neuberechnung von Steuern zusammen. Der voraussichtliche Grundsteuerbescheid wird anhand der gesammelten Informationen erstellt und der zuständige Steuerberater per Mobiltelefon oder Web benachrichtigt. Sollte bei der anschließenden Prüfung etwas fehlen oder überprüft werden müssen, können jederzeit weitere Informationen angefordert werden. Andernfalls wird das Dokument dem Grundbesitzer zur endgültigen Überprüfung und Genehmigung vorgelegt. Sobald die Bestätigung vorliegt, werden erforderliche Dokumente automatisch erstellt und über das ELSTER Online-Steuerbüroportal an die Steuerbehörden übermittelt.

Der beschriebene Prozess bietet absolute Transparenz: Berechtigte Personen können jederzeit Einsicht in Daten nehmen und sehen, welche Inhalte erfasst und welche Dokumente erstellt wurden, sowie wer was unternommen hat und wie lange die Bearbeitung gedauert hat.