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Comment consolider des systèmes documentaires disparates existants qui se sont développés au
fil des ans, entraînant des redondances, des inefficacités et des efforts de maintenance
énormes ? C'est une question que l'on me pose très souvent. Un trop grand nombre d'outils de
conception de documents différents est coûteux à entretenir et constitue souvent le principal
obstacle à un engagement client réussi.
Les projets de migration dans la roadmap de la transformation numérique sont plus efficaces
lorsque l'accent est mis sur l'harmonisation et la consolidation des documents
existants à
l'échelle de l'entreprise à travers
une approche à source unique
de la gestion documentaire. Il est plus que jamais nécessaire de fournir le même contenu
documentaire quel que soit le canal d'envoi, qu'il s'agisse de documents imprimés ou
numériques, de documents ad hoc ou de gros volumes, de courriers métier interactifs uniques ou
de messages numériques bien orchestrés en temps réel.
L'expérience montre que les migrations entièrement automatisées de type "un pour un" ne sont
ni souhaitées ni possibles en raison des incohérences qui se sont établies au fil des ans,
voire des décennies. Ces redondances et ambiguïtés dans le contenu et la logique métier
doivent être éliminées par la consolidation des modèles de documents, en réduisant les
variantes de texte des documents par l'introduction de composants de base réutilisables. Même
si l'accent est mis sur la consolidation plutôt que sur l'automatisation, il est toujours
possible d'automatiser en utilisant les scripts et les outils que nous fournissons.
La migration sera utile et plus efficace lorsque les objectifs suivants seront ciblés :
- Tous les documents, blocs de construction, logique métier et processus sont entièrement
versionnés
- Les équipes métier gèrent les documents et le contenu dans plusieurs langues pour tous les
canaux de sortie
- L'informatique gère la logique métier complexe et les routines de lecture des données
- Les données d'entrée dans n'importe quel format et codepage peuvent être lues sans
modification ni personnalisation
- Le déploiement entre DEV/TEST/PROD est contrôlé par la gestion implicite des modifications
et des versions
- Tout l'historique des versions de documents avec les ressources utilisées à l'origine peut
être retrouvé
- Il est possible de simuler les documents par des jeux de données avant la mise en
production
- La logique métier peut être définie par les départements métier via des règles en langage
naturel
- Le regroupement des blocs de construction permet d'optimiser la réutilisation
Les migrations bénéficient de la plate-forme Papyrus WebRepository avec l'outil Papyrus Business Designer. Nous avons migré avec
succès de nombreux systèmes de gestion documentaire, des applications de communication client
ou des formulaires à usage général vers la plate-forme Papyrus, qui peut fonctionner sur site,
sur des machines physiques ou virtuelles ou dans le cloud.
Notre expérience comprend des migrations vers
Papyrus à
partir de MS Word/Visual Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF et autres.
Demandez notre livre blanc sur les meilleures pratiques de migration et apprenez-en
davantage sur les stratégies, les avantages, les procédures et la planification d'une
migration. Participez à des discussions et à des présentations sur les sujets de migration et
les solutions d'entreprise "Fit for Future" lors de nos journées portes ouvertes
Papyrus Global Open House Conference du 12 au 14
juin 2022.
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