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Wie können Sie die über Jahre hinweg gewachsenen, unterschiedlichen Dokumentensysteme
konsolidieren, die zu Redundanzen, Ineffizienzen und Mehrfachaufwand bei der Pflege von
Dokumentvorlagen für verschiedene Ausgabekanäle geführt haben? Eine Frage, die ich sehr häufig
gestellt bekomme. Eine stark fragmentierte Eigentümerstruktur in Kombination zu vieler
universeller und nicht mehr unterstützter Dokumentenwerkzeuge sind teuer in der Wartung und
behindern eine erfolgreiche Kundenkommunikation. .
Die Ziele eines Migrationsprojekts in der Roadmap für die digitale Transformation sind am
effektivsten, wenn der Schwerpunkt auf der unternehmensweiten Harmonisierung und
Konsolidierung bestehender Dokumente für einen
Single-Source-Ansatz
im Dokumentenmanagement liegt. Die Bereitstellung ein und desselben Dokumenteninhalts für
mehrere Ausgabekanäle, die sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente umfassen, in hoher
Anzahl oder als einzelner Brief, sowie für digitale Nachrichten in Echtzeit sind heute
notwendiger denn je.
Die Erfahrung zeigt, dass vollautomatische eins-zu-eins Migrationen aufgrund von
Inkonsistenzen, die sich über Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg etabliert haben, weder
gewünscht noch möglich sind. In mehreren Systemen existieren unterschiedliche Dokument- und
Textdefinitionen. Solche Redundanzen und Mehrdeutigkeiten im Inhalt und in der Geschäftslogik
sollten durch die Konsolidierung von Dokumentvorlagen beseitigt werden, indem die Varianten
von Dokumenttexten durch die Einführung wiederverwendbarer Bausteinvorlagen reduziert werden.
Auch wenn der Schwerpunkt eher auf der Konsolidierung als auf der Automatisierung liegt,
besteht immer die Möglichkeit der Automatisierung mithilfe der von uns bereitgestellten
Skripte und Werkzeuge.
Die Migration wird sich lohnen und am effektivsten sein, wenn Sie folgende Ziele verfolgen:
- Alle Dokumente, Bausteine, Geschäftslogik und Prozesse sind vollständig versioniert
- Geschäftsteams verwalten Dokumente und Inhalte in mehreren Sprachen für alle Ausgabekanäle
- IT verwaltet komplexe Geschäftslogik und Datenleseroutinen
- Eingabedaten in beliebigen Formaten und Codepages können ohne Änderungen oder Anpassungen
gelesen werden
- Die Bereitstellung zwischen DEV/TEST/PROD wird durch implizites Change & Release
Management gesteuert
- Reproduktion historischer Dokumentenversionen mit ursprünglich verwendeten Ressourcen
- Simulation der kommenden Releases mit Zeitreisefunktion
- Die Geschäftslogik kann von den Fachabteilungen über Regeln in natürlicher Sprache
definiert werden
- Gruppierung von Bausteinen zur Reduzierung wiederverwendbarer Komponenten
Migrationen profitieren von der Papyrus WebRepository platform mit ihren Business Design tools.
Wir haben erfolgreich verschiedene Dokumentenmanagementsysteme,
Kundenkommunikationsanwendungen oder allgemeine Dokument- und Formulardesignprodukte auf die
Papyrus Plattform migriert, die auf physischen oder virtuellen Maschinen oder in der Cloud
laufen kann. Unsere Erfahrung umfasst Migrationen nach Papyrus von MS Word/Visual
Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF und anderen. Our experience includes migrations to Papyrus
from MS Word/Visual Basic/Adobe/StreamServe/Doc1/OpenText/IBM ASF/DCF and others.
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Strategien, Vorteile, Verfahren und die Planung einer Migration. Weiters bietet das
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