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Récemment, j'ai reçu une lettre d'une entreprise mondiale qui se plaint de coûts de maintenance importants et de retards de mise sur le marché à cause d'un trop grand nombre de modèles de courriers non standardisés.
Premièrement, il n'est pas possible d'appliquer simultanément une même modification sur l'ensemble des modèles de documents. Les règles sur le contenu sont définies à différents endroits, une partie dans différents systèmes externes et le reste dans les modèles Word stockés ailleurs. Les modèles Word sont trop facilement modifiables en l’absence de contrôle, et des messages d'alerte indiquent rapidement des incohérences et des doublons de variables. Sans véritable gestion de version ou de capacité d'audit, toute modification apportée à ces modèles de documents et aux définitions de variables conduit à un processus de définition sujet aux erreurs et lent. Enfin, il n'est pas possible de rendre compte et de rapprocher les lettres déclenchées ou générées automatiquement des lettres remplies manuellement, ce qui rend difficile la supervision de la production.
Pour pallier à cela, il faut un système de gestion de la correspondance capable de produire aussi bien les lettres générées automatiquement que les lettres écrites de façon interactive par le personnel, tout en garantissant la qualité ainsi que les normes de production. Tous les métiers peuvent avoir accès aux applications documentaires à travers le Web ! Les outils de conception de documents métier permettent aux organisations d'atteindre leurs objectifs de manière rapide et rentable sans être dépendantes du savoir-faire technique de l'IT.
Tutoriel: Conception de modèles de documents métier
Tutoriel: Conception de modèles de formulaires métier
Grâce à Papyrus WebClient, les employés ou les agents peuvent accéder aux modèles de lettre de n’importe où. Ils peuvent créer facilement un ou plusieurs documents et formulaires qui répondent directement aux attentes du client simplement en éditant du texte ou en répondant pas à pas aux questions posées par l'assistant lié au modèle. Connectés aux systèmes back office, les documents et formulaires peuvent aussi être pré-remplis à la volée avec les données requises.
Le système prend en compte des décisions de l'employé et exécute tout travail requis, assemblant automatiquement le document métier pour répondre exactement à la situation spécifique du client, tout en garantissant qu'il n'y a pas d'erreurs, d'omissions et que toutes les réglementations pertinentes sont prises en compte.
Interactive Business Documents
Saviez-vous que Papyrus est reconnu comme Customers Choice by Gartner in 2020 ? Les clients de Papyrus ont attribué à notre plate-forme CCM une moyenne de 4,5 étoiles sur 5,0 sur le marché de la gestion des communications client, selon Gartner Peer Insights.
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