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El envío de respuestas por email con archivos adjuntos es una forma colaborativa asíncrona que resulta ahora muy familiar.
Los archivos adjuntos pueden ser muchos y de diferente naturaleza, formularios PDF rellenos, documentos, firmas. Esta forma
de comunicación exige mucha manualidad y plantea un reto enorme para las organizaciones. Es una de las razones por las que
se adivina el cambio y la modernización hacia canales que plantean comunicaciones más potentes, donde pueda integrarse el
flujo de trabajo en una experiencia personalizada y conectada con el cliente. Esta operativa es un imperativo comercial.
Si está hablando con un cliente que ha realizado una solicitud o que quiere mejorar su contrato o su tarifa y mucho más si
está en un proceso de contratación con clientes o empleados, las actividades deben ser colaborativas. Crear, revisar, aprobar
y firmar contratos son tareas que a menudo involucran a dos o más personas. Esta colaboración soportada por procesos está
vinculada a formularios rellenables y documentos interactivos. El contenido se redacta, guarda y organiza con metadatos y
habitualmente requiere múltiples ciclos de revisión antes de considerarse completado. Las tareas y actividades automatizadas
ad-hoc que los usuarios necesitan para lograr un objetivo común son gestionadas por plataformas de software.
Nuestras recomendaciones:
- Migre formularios rellenables a la web. Olvide las limitaciones del papel y el plug-in de navegadores PDF.
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Aproveche un repositorio central para conectar y gestionar usuarios, contenidos y procesos: Crear, Revisar, Corregir, Aprobar, Compartir y Firmar.
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Rellene formularios y documentos con datos de manera previa, sin importar donde residan esos datos.
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Utilice asistentes para guiar a los usuarios al completar la entrada de datos.
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Sustituya emails y archivos adjuntos con un portal web bidireccional integrado con el back office.
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Permita a los usuarios firmar documentos legalmente usando un servicio de firma incorporado o confirmando que es original con blockchain.
Los clientes Papyrus logran todo esto con muy poco esfuerzo y con garantía de calidad. Tenemos la experiencia y el software para definir los
flujos de trabajo y crear/migrar sus formularios rellenables y documentos interactivos
a la plataforma que conecta a todos en una organización. Los servicios externos son opcionales. No hay codificación. Las empresas pueden
cubrir sus necesidades evitando retrasos e ineficiencia. Todos los formularios PDF y HTML y sus plantillas de procesos se convierten en
building blocks reutilizables, ahorrando costes de mantenimiento para cambios de plantillas generales y reduciendo el número de plantillas
y su gestión. Los usuarios trabajan desde el escritorio, navegador, dispositivo móvil, con estrictos controles de acceso de seguridad a
la plataforma.
La empresa Utmost Life and Pension optó por un Portal Self-Service que conecta el front-end con los equipos back-office, permitiendo el acceso
a información relevante y un servicio al cliente de primer nivel. El proyecto MyUtmost
implementado por el equipo de Papyrus fue “nuestro gran éxito de 2022”, dijo el CEO de Utmost Life and Pension en su discurso anual.
¿Está listo para ayudar a sus clientes y empleados a adoptar el autoservicio bidireccional? La colaboración de sus equipos para las rutinas
de aprobaciones y firmas le ayudará al éxito de su negocio. ¿Qué opinión le merece apostar por la colaboración digital con el uso de formularios
y documentos asociados al flujo de trabajo en lugar de enviar emails con archivos adjuntos y ahorrar por los costes de cada sobre al enviarlos
o firmarlos?
¡Estamos en marcha para atender a sus necesidades y preguntas! Contáctenos para una tener una conversación en 2023.
¡Le deseamos un gran comienzo para un exitoso Nuevo Año!
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