Simplifier la Gestion des Documents en fusionnant vers une plate-forme unique
Restructuration total du workflow de gestion documentaire avec la solution Papyrus Business Correspondence
L’entreprise
Fondé en 1986, Groupama est un assureur généraliste et une filiale du Groupe Groupama en France depuis plus de 100 ans. Groupama est présent dans 11 pays, principalement en Europe. En dehors de la France, la société emploie 7 800 personnes au service de ses 6 millions de clients. La Hongrie fait partie de ses principaux marchés, Groupama est le 4e plus grand assureur avec un chiffre d’affaires de 316 millions d’euros.
Le Défi
Le groupe Groupama est une société cotée en bourse, et il effectue des audits réguliers de ses filiales afin de garantir le plus haut niveau d’activité. Un audit du groupe hongrois a recommandé que toute la gestion des documents commerciaux (gestion de contenu, production par lots et à la demande) soit contrôlée en interne afin de réduire la dépendance vis-à-vis des sociétés tierces contrôlées par l’État. Groupama devait se conformer aux recommandations suivantes :
- Moderniser la gestion du contenu et du changement
- Assumer la responsabilité
- Améliorer la traçabilité
- Sécuriser l’auditabilité
La Solution
L’entreprise a sélectionné les solutions Papyrus Business Correspondence et Automated Document Factory pour atteindre les recommandations de l’audit. Groupama Hongrie a restructuré tout son cycle de vie des documents commerciaux autour de Papyrus pour implémenter un environnement de plateforme unique pour toute l’administration du contenu et la production des documents.
Groupama a choisi un projet de modernisation du workflow interne pour la génération de documents à la demande afin d’introduire Papyrus dans son environnement informatique. La société a intégré sa suite de workflow oracle existante - utilisée comme application frontale pour la rédaction de courriers par les agents d’assurance - avec la solution Papyrus Business Correspondence grâce aux Web Services via une couche middleware ESB.
Intégration sécurisée avec les services web
Papyrus offre une intégration sécurisée avec l’environnement informatique en mutation de Groupama. Les utilisateurs frontaux et les systèmes back-office sont connectés via des services Web spécifiquement sécurisés avec l’authentification par certificat X.509 et des connexions chiffrées. Seules les applications avec une clé cryptographique valide peuvent se connecter à Papyrus.
Secure Enterprise Application Integration
Integration of Papyrus Correspondence Solution through ESB
Accès facile et rapide aux fichiers à court terme avec Papyrus Document Pool
Bien que tous les documents soient archivés à long terme dans les archives Groupama, certains documents - spécifiquement les lettres d’offres individuelles - doivent être disponibles pour des réimpressions locales rapides et le regroupement du fichier AFP d’origine. Ces documents sont stockés à court terme dans Papyrus Document Pool pendant un an au maximum et font partie de la gestion des sorties Papyrus.
Gestion efficace des modèles et du contenu
Avec Papyrus, Groupama a réussi à réduire significativement les coûts associés à la gestion du contenu et des modèles. L’entreprise peut désormais gérer ses modèles de documents multilingues et son contenu de communication commerciale dans ses propres services commerciaux, au lieu de s’appuyer sur des fournisseurs tiers et des flux de travail basés sur des fichiers Word.
Content and Template Management
L’Avenir
Groupama prévoit d’utiliser Papyrus pour les documents d’assurance produits en masse afin d’atteindre les objectifs suivants:
- Création et modification de modèles simplifiées
- Vue à 360 degrés de toutes les communications avec les clients
- Réduction des coûts d’envoi avec le regroupement
- Gestion complète du cycle de vie des documents. La société envisage également d’utiliser les technologies Papyrus Capture pour couvrir les communications entrantes.